После того как средства от Пенсионного фонда Украины поступили на специальный счет и работодатель выплатил их работнику по листку нетрудоспособности, необходимо в течение месяца сформировать и отправить сообщение о выплате средств застрахованным лицам. Самый удобный и рекомендуемый способ — через личный кабинет страхователя на веб-портале электронных услуг ПФУ с использованием квалифицированной электронной подписи.

Процедура занимает несколько минут: система автоматически подтягивает большинство данных из уже оплаченного заявления-расчета, остается лишь указать фактическую дату выплаты и сумму. Несвоевременная подача не влечет прямого штрафа, однако отсутствие информации в течение трех месяцев может стать основанием для внеплановой проверки целевого использования страховых средств.

Ниже разобрана вся цепочка от момента получения финансирования до подтверждения принятия сообщения, включая нюансы заполнения, альтернативные способы подачи и типичные ошибки, которых стоит избегать в 2026 году.

Почему сообщение о выплате больничных обязательно

После реформы 2023 года функции финансирования пособия по временной нетрудоспособности полностью перешли к Пенсионному фонду Украины. Работодатель получает средства на отдельный счет именно для выплат застрахованным лицам. Сообщение служит подтверждением того, что эти средства действительно дошли до работников и не «зависли» на счете предприятия.

Форма сообщения утверждена Порядком финансирования страхователей, который действует с 7 ноября 2025 года (постановление правления ПФУ от 19 августа 2025 года № 28-1). Документ фиксирует конкретные суммы, даты выплаты и реквизиты листков нетрудоспособности。没有 него ПФУ не имеет полной картины движения средств и может инициировать проверку.

Важно понимать: сообщение касается только той части больничных, которую финансирует Фонд (с шестого дня временной нетрудоспособности и полностью — в случае пособия по беременности и родам). Первые пять дней, которые оплачивает сам работодатель, в этот документ не входят.

Сроки подачи сообщения

Официальный срок — не позднее 30 календарных дней с даты зачисления страховых средств на отдельный счет страхователя и присвоения заявлению-расчету статуса «Оплачено» в личном кабинете. На практике большинство бухгалтеров ориентируются на день фактической выплаты работнику, ведь именно после нее появляется точная дата для внесения в сообщение.

Если средства поступили 10 числа, а выплату провели 15 числа (ближайший день выдачи зарплаты), последний день для подачи — 15 числа следующего месяца. Когда конечный день приходится на выходной или праздничный, лучше отправить документ заранее.

Задержка на несколько дней штрафа не предусматривает. Однако если в течение трех месяцев с момента финансирования информация так и не поступит, территориальный орган ПФУ имеет право провести внеплановую проверку использования страховых средств.

Способы подачи сообщения

Законодательство допускает три варианта. Электронный остается самым быстрым и наименее рискованным с точки зрения технических ошибок.

Способ	Преимущества	Недостатки	Когда целесообразно
Электронно через кабинет страхователя на portal.pfu.gov.ua	Быстро, данные подтягиваются автоматически, есть подтверждение принятия	Нужна квалифицированная электронная подпись	В большинстве случаев — оптимальный вариант
Лично в сервисный центр ПФУ	Можно сразу уточнить детали	Затраты времени, необходимость печати	Если есть технические проблемы с кабинетом
Заказным письмом с описью вложения	Есть подтверждение отправки	Более длительный срок доставки, риск задержки	Редко, преимущественно для архивных случаев

Данные таблицы основаны на Порядке № 28-1 и разъяснениях территориальных управлений Пенсионного фонда. На практике более 95 % страхователей пользуются именно электронным каналом.

Пошаговая инструкция подачи через веб-портал ПФУ

Алгоритм остается стабильным в течение 2025–2026 годов и подробно описан на официальном сайте Фонда. Следуйте последовательности, чтобы избежать технических сбоев.

1. Войдите в личный кабинет страхователя на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (portal.pfu.gov.ua) с помощью квалифицированной электронной подписи.
2. В левом меню выберите раздел «Заявления-расчеты и создание сообщений о выплате средств застрахованным лицам».
3. Задайте параметры поиска: период формирования заявлений-расчетов или конкретный номер листка нетрудоспособности. Нажмите «Поиск».
4. В перечне найдите заявление-расчет со статусом «Оплачено» и нажмите на его номер.
5. В блоке «Приложение о временной нетрудоспособности» выберите нужный больничный и нажмите «Создать сообщение».
6. В поле «Данные о выплате» нажмите пиктограмму карандаша. Система автоматически подставит сумму. Укажите фактическую дату выплаты работнику. При необходимости скорректируйте другие обязательные поля (данные руководителя, бухгалтера, телефон).
7. Нажмите «Продолжить», а затем «Сформировать сообщение».
8. Проверьте сформированный документ, подпишите его квалифицированной электронной подписью и нажмите «Подписать и отправить в ПФУ».

Если в одном сообщении несколько листков нетрудоспособности, после ввода даты выплаты в первой строке система автоматически проставит ее для всех остальных. Дату можно изменить индивидуально, если выплаты произошли в разные дни.

Периодически нажимайте кнопку «Сохранить», особенно когда работаете с большим количеством больничных. После отправки статус сообщения можно проверить в разделе поиска сообщений о выплате средств застрахованным лицам.

Какие данные система заполняет автоматически и что нужно указать вручную

Автоматически подтягиваются:

• номер (и серия — для бумажных) листка нетрудоспособности;
• РНОКПП и фамилия, имя, отчество застрахованного лица;
• сумма, профинансированная Пенсионным фондом по заявлению-расчету.

Вручную или с возможностью редактирования остаются дата фактической выплаты, сумма, которая реально выплачена (она может отличаться, если часть средств еще не выплачена), а также контактные данные должностных лиц. Сумма указывается полная — та, что поступила от Фонда, без вычета НДФЛ и военного сбора. Налоги удерживаются уже при выплате работнику, но в сообщении отражается вся сумма страховых средств.

Не включайте в сообщение суммы первых пяти дней, которые предприятие оплачивает собственными средствами. Это распространенная ошибка, которая может привести к расхождениям при проверке.

Бумажный вариант подачи

Если электронный канал временно недоступен, сообщение можно подать на бумаге. Форма — приложение 2 к Порядку № 28-1. Заполняется от руки или печатается. Документ подается лично в сервисный центр территориального органа ПФУ по месту учета страхователя или отправляется заказным письмом с описью вложения.

В бумажном варианте необходимо самостоятельно указать все реквизиты, которые в электронной форме подтягиваются автоматически. Подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных лиц) обязательны. Сохраняйте второй экземпляр с отметкой о принятии или квитанцию об отправке — это ваше доказательство соблюдения срока.

Что происходит после подачи и как проверить статус

После успешной отправки электронного сообщения оно появляется в кабинете со статусом принятого. Подтверждение можно просмотреть в разделе «Сообщения о выплате средств застрахованным лицам (поиск)». Если система показывает ошибку, чаще всего причина — несоответствие суммы или отсутствие статуса «Оплачено» у заявления-расчета.

В случае необходимости исправления уже поданного сообщения придется формировать новое или обращаться в территориальный орган с пояснительной запиской. На практике большинство расхождений решаются через кабинет без дополнительных бумаг.

Типичные ошибки и как их избежать

Самые распространенные промахи, с которыми сталкиваются бухгалтеры:

• Включение в сообщение сумм первых пяти дней, оплаченных работодателем.
• Указание даты поступления средств на счет вместо даты фактической выплаты работнику.
• Попытка сформировать сообщение по заявлению-расчету, которое еще не имеет статуса «Оплачено».
• Несвоевременное сохранение черновика при работе с большим количеством листков — система может «сбросить» данные.
• Забывание об обновлении данных руководителя или бухгалтера после кадровых изменений.

Чтобы минимизировать риски, заведите внутренний контроль: после каждой выплаты больничных ставьте напоминание в календаре на 25–28 день. Проверяйте наличие статуса «Оплачено» перед началом формирования сообщения. Сохраняйте скриншоты ключевых этапов — они помогают в случае технических споров.

Особенности для пособия по беременности и родам и других видов выплат

Алгоритм подачи сообщения одинаковый для всех видов страховых выплат, которые финансирует ПФУ: временная нетрудоспособность, уход за больным ребенком, пособие по беременности и родам, погребение. Отличие лишь в том, что декретные финансируются Фондом полностью с первого дня, поэтому вся сумма попадает в сообщение.

Если в одном заявлении-расчете объединены разные виды выплат, сообщение формируется отдельно по каждому листку нетрудоспособности или свидетельству. Система позволяет выбирать нужные строки выборочно.

В случаях, когда часть средств осталась неиспользованной (например, работник уволился до выплаты), неиспользованную сумму нужно вернуть в ПФУ в течение трех рабочих дней и отразить это в пояснительной записке. Сообщение в таком случае подается только на фактически выплаченную часть.

Практические советы из опыта бухгалтеров

В нашей практике удобнее всего формировать сообщение сразу после проведения выплаты — пока данные свежие. Если больничных много, лучше делать это партиями по 10–15 листков, сохраняя промежуточные результаты. Квалифицированную электронную подпись лучше держать на отдельном носителе с резервной копией — внезапное окончание срока действия КЭП может заблокировать процесс на несколько дней.

Регулярно проверяйте, не появились ли новые разъяснения на сайте ПФУ или в кабинете страхователя. Интерфейс портала иногда обновляют, и названия кнопок могут немного меняться, хотя логика остается той же.

Если предприятие имеет несколько обособленных подразделений, сообщение подается по месту учета того подразделения, которое выплачивало средства. Централизованная подача возможна только при условии соответствующей настройки в системе.

Соблюдение этой простой, но обязательной процедуры защищает предприятие от лишних проверок и подтверждает прозрачность использования страховых средств. В 2026 году электронный формат стал фактически стандартом, и большинство вопросов решаются непосредственно в кабинете страхователя без визитов в сервисные центры.