Як подати повідомлення про виплату лікарняних

Після того як кошти від Пенсійного фонду України надійшли на спеціальний рахунок і роботодавець виплатив їх працівнику за листком непрацездатності, необхідно протягом місяця сформувати й надіслати повідомлення про виплату коштів застрахованим особам. Найзручніший і рекомендований спосіб — через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ з використанням кваліфікованого електронного підпису.

Процедура займає кілька хвилин: система автоматично підтягує більшість даних із уже оплаченої заяви-розрахунку, залишається лише вказати фактичну дату виплати та суму. Несвоєчасне подання не тягне прямого штрафу, проте відсутність інформації протягом трьох місяців може стати підставою для позапланової перевірки цільового використання страхових коштів.

Нижче розібрано весь шлях від моменту отримання фінансування до підтвердження прийняття повідомлення, включно з нюансами заповнення, альтернативними способами подання та типовими помилками, яких варто уникати в 2026 році.

Table of Contents

Чому повідомлення про виплату лікарняних обов’язкове

Після реформи 2023 року функції фінансування допомоги по тимчасовій непрацездатності повністю перейшли до Пенсійного фонду України. Роботодавець отримує кошти на окремий рахунок саме для виплат застрахованим особам. Повідомлення служить підтвердженням того, що ці кошти дійсно дійшли до працівників і не «зависли» на рахунку підприємства.

Форма повідомлення затверджена Порядком фінансування страхувальників, який діє з 7 листопада 2025 року (постанова правління ПФУ від 19 серпня 2025 року № 28-1). Документ фіксує конкретні суми, дати виплати та реквізити листків непрацездатності. Без нього ПФУ не має повної картини руху коштів і може ініціювати перевірку.

Важливо розуміти: повідомлення стосується лише тієї частини лікарняних, яку фінансує Фонд (з шостого дня тимчасової непрацездатності та повністю — у випадку допомоги по вагітності та пологах). Перші п’ять днів, які оплачує сам роботодавець, до цього документа не входять.

Строки подання повідомлення

Офіційний строк — не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок страхувальника та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено» в особистому кабінеті. На практиці більшість бухгалтерів орієнтуються на день фактичної виплати працівнику, адже саме після неї з’являється точна дата для внесення в повідомлення.

Якщо кошти надійшли 10 числа, а виплату провели 15 числа (найближчий день видачі зарплати), останній день для подання — 15 числа наступного місяця. Коли кінцевий день припадає на вихідний чи святковий, краще відправити документ заздалегідь.

Затримка на кілька днів штрафу не передбачає. Однак якщо протягом трьох місяців з моменту фінансування інформація так і не надійде, територіальний орган ПФУ має право провести позапланову перевірку використання страхових коштів.

Способи подання повідомлення

Законодавство дозволяє три варіанти. Електронний залишається найшвидшим і найменш ризикованим з точки зору технічних помилок.

Спосіб	Переваги	Недоліки	Коли доцільно
Електронно через кабінет страхувальника на portal.pfu.gov.ua	Швидко, дані підтягуються автоматично, є підтвердження прийняття	Потрібен кваліфікований електронний підпис	У більшості випадків — оптимальний варіант
Особисто до сервісного центру ПФУ	Можна одразу уточнити деталі	Витрати часу, необхідність друку	Якщо є технічні проблеми з кабінетом
Рекомендованим листом з описом вкладення	Є підтвердження відправлення	Довший строк доставки, ризик затримки	Рідко, переважно для архівних випадків

Дані таблиці базуються на Порядку № 28-1 та роз’ясненнях територіальних управлінь Пенсійного фонду. На практиці понад 95 % страхувальників користуються саме електронним каналом.

Покрокова інструкція подання через вебпортал ПФУ

Алгоритм залишається стабільним протягом 2025–2026 років і детально описаний на офіційному сайті Фонду. Дотримуйтесь послідовності, щоб уникнути технічних збоїв.

Увійдіть в особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) за допомогою кваліфікованого електронного підпису.
У лівому меню оберіть розділ «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам».
Задайте параметри пошуку: період формування заяв-розрахунків або конкретний номер листка непрацездатності. Натисніть «Пошук».
У переліку знайдіть заяву-розрахунок зі статусом «Оплачено» і натисніть на її номер.
У блоці «Додаток про тимчасову непрацездатність» оберіть потрібний лікарняний і натисніть «Створити повідомлення».
У полі «Дані щодо виплати» натисніть піктограму олівця. Система автоматично підставить суму. Вкажіть фактичну дату виплати працівнику. За потреби скоригуйте інші обов’язкові поля (дані керівника, бухгалтера, телефон).
Натисніть «Продовжити», а потім «Сформувати повідомлення».
Перевірте сформований документ, підпишіть його кваліфікованим електронним підписом і натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».

Якщо в одному повідомленні кілька листків непрацездатності, після введення дати виплати в першому рядку система автоматично проставить її для всіх інших. Дату можна змінити індивідуально, якщо виплати відбулися в різні дні.

Періодично натискайте кнопку «Зберегти», особливо коли працюєте з великою кількістю лікарняних. Після відправлення статус повідомлення можна перевірити в розділі пошуку повідомлень про виплату коштів застрахованим особам.

Які дані система заповнює автоматично і що потрібно вказати вручну

Автоматично підтягуються:

номер (і серія — для паперових) листка непрацездатності;
РНОКПП та прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи;
сума, профінансована Пенсійним фондом за заявою-розрахунком.

Вручну або з можливістю редагування залишаються дата фактичної виплати, сума, яка реально виплачена (вона може відрізнятися, якщо частина коштів ще не виплачена), а також контактні дані посадових осіб. Сума вказується повна — та, що надійшла від Фонду, без вирахування ПДФО та військового збору. Податки утримуються вже при виплаті працівнику, але в повідомленні відображається вся сума страхових коштів.

Не включайте до повідомлення суми перших п’яти днів, які підприємство оплачує власним коштом. Це поширена помилка, яка може призвести до розбіжностей під час перевірки.

Паперовий варіант подання

Якщо електронний канал тимчасово недоступний, повідомлення можна подати на папері. Форма — додаток 2 до Порядку № 28-1. Заповнюється від руки або друкується. Документ подається особисто до сервісного центру територіального органу ПФУ за місцем обліку страхувальника або надсилається рекомендованим листом з описом вкладення.

У паперовому варіанті необхідно самостійно вказати всі реквізити, які в електронній формі підтягуються автоматично. Підписи керівника та головного бухгалтера (або уповноважених осіб) обов’язкові. Зберігайте другий примірник з відміткою про прийняття або квитанцію про відправлення — це ваш доказ дотримання строку.

Що відбувається після подання та як перевірити статус

Після успішного відправлення електронного повідомлення воно з’являється в кабінеті зі статусом прийнятого. Підтвердження можна переглянути в розділі «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам (пошук)». Якщо система показує помилку, найчастіше причина — невідповідність суми або відсутність статусу «Оплачено» у заяви-розрахунку.

У разі потреби виправлення вже поданого повідомлення доведеться формувати нове або звертатися до територіального органу з пояснювальною запискою. На практиці більшість розбіжностей вирішуються через кабінет без додаткових паперів.

Типові помилки та як їх уникнути

Найпоширеніші промахи, з якими стикаються бухгалтери:

Включення до повідомлення сум перших п’яти днів, оплачених роботодавцем.
Вказівка дати надходження коштів на рахунок замість дати фактичної виплати працівнику.
Спроба сформувати повідомлення по заяві-розрахунку, яка ще не має статусу «Оплачено».
Несвоєчасне збереження чернетки при роботі з великою кількістю листків — система може «скинути» дані.
Забування про оновлення даних керівника чи бухгалтера після кадрових змін.

Щоб мінімізувати ризики, заведіть внутрішній контроль: після кожної виплати лікарняних ставте нагадування в календарі на 25–28 день. Перевіряйте наявність статусу «Оплачено» перед початком формування повідомлення. Зберігайте скріншоти ключових етапів — вони допомагають у разі технічних спорів.

Особливості для допомоги по вагітності та пологах і інших видів виплат

Алгоритм подання повідомлення однаковий для всіх видів страхових виплат, які фінансує ПФУ: тимчасова непрацездатність, догляд за хворою дитиною, допомога по вагітності та пологах, поховання. Відмінність лише в тому, що декретні фінансуються Фондом повністю з першого дня, тому вся сума потрапляє до повідомлення.

Якщо в одній заяві-розрахунку поєднані різні види виплат, повідомлення формується окремо по кожному листку непрацездатності або свідоцтву. Система дозволяє обирати потрібні рядки вибірково.

У випадках, коли частина коштів залишилася невикористаною (наприклад, працівник звільнився до виплати), невикористану суму потрібно повернути до ПФУ протягом трьох робочих днів і відобразити це в пояснювальній записці. Повідомлення в такому разі подається лише на фактично виплачену частину.

Практичні поради з досвіду бухгалтерів

У нашій практиці найзручніше формувати повідомлення одразу після проведення виплати — поки дані свіжі. Якщо лікарняних багато, краще робити це партіями по 10–15 листків, зберігаючи проміжні результати. Кваліфікований електронний підпис краще тримати на окремому носії з резервною копією — раптове закінчення терміну дії КЕП може заблокувати процес на кілька днів.

Регулярно перевіряйте, чи не з’явилися нові роз’яснення на сайті ПФУ або в кабінеті страхувальника. Інтерфейс порталу іноді оновлюють, і назви кнопок можуть трохи змінюватися, хоча логіка залишається тією ж.

Якщо підприємство має кілька відокремлених підрозділів, повідомлення подається за місцем обліку того підрозділу, який виплачував кошти. Централізована подача можлива лише за умови відповідного налаштування в системі.

Дотримання цієї простої, але обов’язкової процедури захищає підприємство від зайвих перевірок і підтверджує прозорість використання страхових коштів. У 2026 році електронний формат став фактично стандартом, і більшість питань вирішуються безпосередньо в кабінеті страхувальника без візитів до сервісних центрів.