Оцифрування трудової книжки — це перенесення даних з паперового документа до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Після 10 червня 2026 року п’ятирічний перехідний період, встановлений Законом №1217-IX, завершився, і облік трудової діяльності ведеться в електронній формі. Паперові книжки при цьому не втратили чинності, а страховий стаж не зникає навіть без оцифрування.

Найбільш критичним залишається підтвердження періодів роботи до 1 січня 2004 року — саме їх система не підтягує автоматично зі звітів роботодавців. Після цієї дати дані вже накопичуються в реєстрі на підставі звітності. Тому оцифрування має практичний сенс для тих, хто планує виходити на пенсію найближчими роками або хоче мати повний цифровий профіль стажу.

Подати документи можна самостійно через портал ПФУ, через роботодавця або особисто в сервісному центрі. Процедура залишається доступною і після дедлайну.

Навіщо оцифровувати трудову книжку після завершення перехідного періоду

Електронна трудова книжка формується в Реєстрі застрахованих осіб і містить записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, присвоєння розрядів та інші кадрові події. Головна перевага — збереження даних у захищеній системі, доступ до них у будь-який час через особистий кабінет і зниження ризику втрати чи пошкодження паперового носія.

Для періодів до 2004 року паперова трудова книжка залишається основним підтверджуючим документом. Якщо ці записи не оцифрувати, при призначенні пенсії їх доведеться підтверджувати окремо — довідками, наказами, архівними виписками. З практики звернень до Пенсійного фонду, саме старі записи найчастіше викликають затримки під час оформлення пенсії, особливо коли підприємство давно ліквідоване.

Після оцифрування нові записи надходять автоматично зі звітності роботодавця. Повторно подавати всю книжку через кожен новий запис не потрібно. Паперову книжку після внесення даних видають працівнику на постійне зберігання під підпис. За бажанням роботодавець може продовжувати вносити до неї записи вручну.

Аудит паперової трудової книжки перед скануванням

Перед тим як робити сканкопії, варто уважно перевірити сам документ. Помилки в записах, які не виправити заздалегідь, можуть ускладнити оцифрування або призвести до неповного відображення стажу.

Перевірте титульну сторінку: прізвище, ім’я, по батькові мають бути написані повністю і відповідати паспорту. У жінок при зміні прізвища старе часто закреслюють однією рискою — це допустимо, але документ про зміну прізвища краще підготувати окремо. Далі пройдіться по всіх записах: у кожному має бути дата прийняття, повна назва підприємства (або скорочена з розшифруванням), посада, номер і дата наказу. Записи про звільнення зазвичай засвідчують печаткою.

Зверніть увагу на виправлення. Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок, виправлення мають бути оформлені належним чином — з посиланням на документ-підставу. Якщо в книжці є нерозбірливі записи, відсутні печатки або пропуски, зберіть додаткові документи: накази, довідки з місць роботи, архівні виписки. У реальних кейсах часто трапляється, що один-два старі записи «випадають» через погану якість скану або відсутність підтвердження — тоді доводиться доносити документи повторно.

Вимоги до сканкопій і практичні поради з підготовки

Сканкопії виготовляють із оригіналу в кольоровому форматі. Вони мають містити всі сторінки з записами в хронологічному порядку і бути чіткими: видні серія та номер бланка, підписи, печатки, повні дані власника. Формат — JPG або PDF, розмір кожного файлу — не більше 1 МБ, рекомендована роздільна здатність — 300 dpi. Ці вимоги закріплені в Порядку подання відомостей про трудову діяльність, затвердженому постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1.

Сканувати можна як окремі сторінки, так і розвороти. Якщо подаєте одним файлом на кілька сторінок, контролюйте розмір — перевищення 1 МБ призведе до відхилення. Чорно-білі копії, фото з телефона з відблисками чи обрізаними краями зазвичай не приймають. Якщо немає сканера, використовуйте додатки на кшталт Adobe Scan або CamScanner, але обов’язково перевіряйте читабельність і дотримуйтесь роздільної здатності.

Разом із трудовою книжкою можна подати сканкопії додаткових документів, які підтверджують стаж: диплом про очне навчання з додатком, військовий квиток, свідоцтва про народження дітей (для жінок — для врахування нестрахових періодів), довідки про роботу за відсутності записів у книжці, документи про зміну прізвища.

Параметр	Вимога
Джерело	Оригінал документа, кольорове зображення
Зміст	Усі сторінки з записами в хронологічному порядку, усі реквізити видимі
Формат	JPG або PDF
Розмір файлу	Не більше 1 МБ кожен
Роздільна здатність	Рекомендовано 300 dpi

Дані згідно з Порядком ПФУ №11-1.

Самостійне оцифрування через портал Пенсійного фонду

Найзручніший спосіб — подати документи онлайн через portal.pfu.gov.ua. Для цього потрібен кваліфікований електронний підпис (КЕП), Дія.Підпис, BankID або MobileID. Якщо КЕП немає, його можна отримати в акредитованих центрах сертифікації ключів або в деяких банках.

Покроково:

1. Увійдіть на портал і авторизуйтеся.
2. У лівому меню оберіть «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
3. Перевірте дані, які підтягнулися автоматично, і заповніть відсутні. Надайте згоду на обробку персональних даних.
4. Додайте файли сканкопій у хронологічному порядку (кнопка «Додати файл»).
5. Підпишіть звернення КЕП і натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».

Статус обробки з’являється в розділі «Мої звернення». Зазвичай це займає від кількох днів до кількох тижнів залежно від навантаження. Якщо статус «Скасовано виконання», у повідомленні вказують причину — найчастіше це нечитабельні скани або неповний комплект. Тоді виправляють і подають повторно.

Альтернативні способи подачі документів

Роботодавець може подати сканкопії через свій кабінет страхувальника. Це зручно, якщо книжка зберігається на підприємстві. Після оцифрування її повертають працівнику. Якщо ви вже не працюєте в тій організації, звертайтеся самостійно.

За відсутності електронного підпису або технічних можливостей можна звернутися до будь-якого сервісного центру ПФУ. Працівники допоможуть відсканувати документи на місці. Це варіант для тих, хто перебуває за кордоном лише частково або не має доступу до сканера. Подавати можна незалежно від місця реєстрації.

Порівняння способів: самостійна подача через портал найшвидша і не вимагає візиту; через роботодавця — зручна, якщо книжка ще в нього; особисте звернення — підходить тим, хто не впевнений у якості своїх сканів або не має КЕП.

Що робити після оцифрування і як виправляти помилки

Після того як звернення отримає статус «Виконано», перевірте результат у розділі «Електронна трудова книжка» → «Дані ЕТК» → «Відцифрована ЕТК». Порівняйте записи з паперовою книжкою: дати, назви підприємств, посади, номери наказів.

Якщо виявили розбіжність, подайте звернення через «Комунікації з ПФУ» → «Звернення». Вкажіть, який саме запис відображено неправильно, і додайте скан відповідної сторінки. Паперову книжку зберігайте — вона залишається первинним документом і може знадобитися для підтвердження.

Нові кадрові події після оцифрування відображаються через звітність роботодавця. Якщо запис не з’явився, зверніться до роботодавця або подайте підтверджуючі документи самостійно. Роботодавець після внесення даних видає паперову книжку працівнику під підпис. За вимогою працівника він може продовжувати робити в ній записи.

Особливі ситуації та поширені проблеми

Якщо трудова книжка втрачена або пошкоджена (зокрема через війну), стаж підтверджують іншими документами: довідками з місць роботи, наказами, архівними виписками, документами про сплату внесків. Їх також можна подати через портал або в сервісному центрі. Пенсіонерам, яким пенсію вже призначено і які не працюють, оцифровувати книжку зазвичай не потрібно — дані вже є в пенсійній справі.

Поширені помилки: нечитабельні скани через низьку роздільну здатність або тіні; відсутність сторінок з ранніми записами; подання чорно-білих копій; перевищення розміру файлу; ігнорування додаткових документів при наявності періодів навчання чи військової служби. Багато хто стикається з ситуацією, коли після оцифрування в електронній версії бракує одного-двох періодів до 2004 року — тоді доводиться доносити окремі довідки.

Якщо ви перебуваєте за кордоном, онлайн-подача через портал працює повноцінно за наявності КЕП або Дія.Підпису. Це один із найзручніших варіантів для тих, хто не планує найближчим часом приїжджати в Україну.

Оцифрування трудової книжки — це не формальність, а спосіб зберегти підтвердження стажу в зручному і захищеному вигляді. Навіть після завершення перехідного періоду процедура залишається доступною, а паперовий оригінал варто зберігати. Перевірте свої записи заздалегідь, підготуйте якісні скани і подайте документи — це спростить подальшу взаємодію з Пенсійним фондом і зменшить ризик затримок при оформленні пенсії.